La signature électronique dans l’immobilier

Le secteur de l’immobilier a entrepris sa digitalisation depuis quelques années déjà. Avec la crise sanitaire de 2020, la transformation digitale a pris plus d’ampleur et s’accélère encore. Il est primordial aujourd’hui pour un professionnel de l’immobilier de travailler sans papier, à distance si possible. Cela va des agences immobilières aux syndics de copropriété en passant par les administrateurs de biens et gestionnaires locatifs. Le sceau final de la dématérialisation du secteur immobilier est la signature électronique, qui vient confirmer les accords avec une valeur légale. Le tout, sur une tablette numérique en face à face, en ligne ou par email. Le sujet que l’on propose de traiter dans cet article, c’est le type de documents que l’on peut signer de façon électronique, ainsi que ses garanties légales. 

Que peut-on signer avec la signature électronique ?

Avec les récentes lois concernant l’immobilier, tous les documents nécessitant une valeur légale et probante peuvent se retrouver sous la forme digitale. On parle ici des baux locatifs, des mandats de vente, des bons de visite, des compromis de vente ou des procès verbaux d’assemblées générales, entre autres. De même, la signature électronique est considérée équivalente à la signature manuscrite (Art. 1367 du Code Civil). Alors il ne manque rien pour faire signer des documents immobiliers en leur apposant une valeur légale et probante, le tout en version digitale.

La signature électronique pour la transaction immobilière 

Au cours d’une vente immobilière, les éventuels acquéreurs et le vendeur signent bon nombre de documents qui requièrent la signature électronique. Pour commencer, le mandataire immobilier fait signer un DIP (document d’informations pré-contractuelles), obligatoire depuis 2014 avec la loi Hamon. Ensuite, les visiteurs du bien signent des bons de visite ; certains éventuels acquéreurs peuvent également signer un mandat de recherche avec un professionnel de l’immobilier. Une fois le bien immobilier choisi, l’acquéreur signe une offre d’achat au vendeur, qui envoie en retour une réponse signée, avant de signer tous deux le compromis de vente. Tous ces documents peuvent être au format digital et scellés avec une signature électronique. 

Seul l’acte authentique devra être signé chez le notaire, car il doit être contrôlé par une autorité agréée. En tout cas, jusqu’à 2020 et la crise sanitaire liée au Covid-19, tel était le cas. Au mois d’avril 2020, un décret a autorisé la signature de l’acte authentique notarié à distance, et ce jusqu’à la fin de l’état d’urgence (terminé le 11 juillet 2020). Tout laisse à penser que cette expérimentation est à même de devenir courante, car les actes authentiques restent les seuls documents qui ne peuvent bénéficier de la signature électronique à distance. Or, si pendant trois mois nous avons réussi à respecter les conditions de signature des actes authentiques à distance, c’est que nous sommes capables de pérenniser la procédure. 

La signature électronique pour la gestion de biens

Les gestionnaires de biens immobiliers peuvent faire signer un mandat de gestion au propriétaire au format digital avec signature électronique. Les bons de visite qu’ils font remplir sont également concernés par la signature électronique, ainsi que le bail de location. Les autres documents entourant la location d’un bien comme l’état des lieux d’entrée et de sortie ainsi que le règlement de copropriété s’il existe, peuvent aussi bénéficier de la signature électronique. 

La signature électronique pour les syndics de copropriété

Eux aussi, les syndics de copropriété ont vocation à éliminer le papier de leurs procédures. Tout un tas de documents nécessitaient d’être imprimés en un nombre conséquent d’exemplaires afin d’être signés. Grâce aux lois récentes (loi ALUR, loi ELAN), les syndics peuvent et doivent se digitaliser. Lors des assemblées générales, auxquelles les copropriétaires peuvent maintenant participer à distance, le syndic fait signer une feuille de présence ainsi que le procès-verbal en fin de réunion. Ces actions sont donc réalisables en version numérique. 

La signature électronique est-elle sécurisée ?

Depuis le début de l’année 2000, la signature électronique est entrée dans le droit français et équivaut à la signature manuscrite. La signature électronique n’est donc pas simplement une signature scannée, qui, elle, n’a pas de valeur juridique. Non, il s’agit d’un protocole électronique crypté et encadré par la loi. Plus précisément, l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information certifie officiellement les tiers de confiance qui peuvent à leur tour délivrer les certificats de signature électronique. Ces tiers de confiance doivent respecter le cadre juridique donné par l’eIDAS, le règlement par excellence de la signature électronique au niveau européen. 

Dans l'immobilier où ailleurs, dans d'autres secteurs d'activité, faire appel à un logiciel de facturation peut s'avérer utile pour votre gestion quotidienne et pour éviter les erreurs.

On peut donc en conclure que la signature électronique est aussi sécurisée qu’une signature manuscrite ; voire même plus, surtout quand on signe à distance. L’archivage légal des documents signés et des pièces jointes probantes n’est pas une obligation de la loi mais reste recommandé. Les tiers de confiance qui fournissent les certificats de signature électronique sont à même de proposer un archivage légal en bonne et due forme. À ce niveau-là, on peut vraiment dire adieu au papier !

Ce que la signature électronique apporte au secteur de l’immobilier

La signature électronique parachève la digitalisation du secteur de l’immobilier. S’affranchissant du papier, fluidifiant les démarches contractuelles, les professionnels de l’immobilier gagnent du temps dans leur travail ; ils peuvent se concentrer sur leur cœur de métier sans se préoccuper de la paperasse. Et en temps de distanciation sociale, ils peuvent surtout continuer à travailler et produire. 

La législation changeant constamment, les informations contenues sur le site www.sphere-immo.com sont données à titre purement informatif et ne peuvent donc être considérées comme des documents faisant juridiquement foi.